Generales

Nosotros, en Nexsys, compartimos el compromiso de desarrollar el negocio con el nivel más alto de integridad y Ética. Nexsys siempre se ha caracterizado por dirigir sus negocios con los mencionados valores de integridad y Ética. Funcionar de acuerdo con un fuerte sentido de la integridad es fundamental para conservar la confianza y la credibilidad entre nuestros proveedores, clientes y socios de negocios, empleados, accionistas y otras partes relacionadas.

Para todos nosotros, crear un entorno de transparencia en el desarrollo de nuestros negocios es una de las prioridades más importantes. Nuestro Código de Ética Empresarial constituye nuestra promesa de funcionar con franqueza y sinceridad en lo que respecta a nuestros acuerdos y comunicaciones al mercado. Esperamos que la Compañía funcione de acuerdo con los principios establecidos en el presente Código y que todo el mundo, desde los miembros de la Junta Directiva y el equipo de liderazgo ejecutivo hasta cada uno de los empleados de Nexsys, sea responsable a la hora de cumplir con estas pautas.

Comité de Ética

Para garantizar el óptimo desarrollo del presente Código de Ética empresarial, la empresa ha designado como responsables del cumplimiento, seguimiento y toma de decisiones frente a lo designado en el presente documento al Comité de Ética; este se encuentra conformado por el Gerente General, Gerente de Gestion Humana, y por el Gerente de Cumplimiento.

Funciones Generales

• Garantizar el cumplimiento del Código de Ética.

• Establecer las sanciones necesarias para los colaboradores que atenten con el Código de Ética

• Estipular la confidencialidad de frente a los actos de infracción al Código de Ética.

• Velar por el respeto y protección a los Derechos Humanos.

• Vigilar por la prevención de conflictos, represalias y actuar de acuerdo con los mecanismos de resolución de conflictos interpersonales.

• El Comité de Ética se reunirá cuando las circunstancias lo exijan y como mínimo dos veces al año.

• Elaborará un Plan de acción para la Ética y la Transparencia en la Compañía.

Administración del Código de Ética

La responsabilidad de administrar el Código radica en la Gerencia de Cumplimiento y Responsabilidad Social Empresarial con la supervisión de la Gerencia General. Ante la violación al Código por parte de un colaborador, él o ella tendrán la oportunidad de ser escuchados antes de cualquier determinación final.

No se tomará ninguna medida adversa contra aquella persona que presente reclamos, denuncie, participe o colabore en la investigación de una supuesta infracción al Código de Ética, a menos que se determine que la acusación realizada o la información suministrada son intencionalmente falsas. Hasta el máximo grado posible, la empresa mantendrá la confidencialidad de todos los reclamos.

Este Código de Ética no contempla todas las conductas de ambiente laboral que la empresa ha diseñado a través de políticas y procedimiento adicionales. Por lo tanto, el Código de Ética empresarial es complementario a todas las demás normas que la empresa tiene establecidas.

Medidas disciplinarias

La empresa impondrá medidas disciplinarias que se adapten a la naturaleza y las circunstancias de cada violación al presente Código.

Las violaciones de naturaleza grave conllevan al despido del colaborador.

Las actividades ilícitas y la falta de Ética enmarcadas en actos de corrupción de los cuales la empresa tenga conocimiento deben ser sancionadas y penalizadas según resultado del estudio de los hechos.

• Sanciones administrativas.
• Sanciones pedagógicas.
• Llamados de atención.
• Terminación del contrato.
• Acciones legales.
• Sanciones penales.

Nuestro Código de Ética Empresarial contiene reglas relacionadas con responsabilidades individuales y entre iguales, así como responsabilidades para con nuestros empleados, clientes, proveedores, accionistas y otras partes relacionadas, que incluyen:

• Cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos (incluyendo las leyes relativas al uso de información interna privilegiada).

• Protección de la información confidencial y cualquier otra de dominio privado, y de la de nuestros clientes y proveedores.• Protección y uso adecuado de los bienes de la Compañía.

• Respetar los derechos fundamentales, los derechos humanos, en todas nuestras operaciones empresariales.

• Cumplimiento de los estipulado en el Manual de SAGRLAFT.

• Prohibición de Trabajos Forzados y de Trabajo Infantil.

• Cumplimiento en lo relacionado en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Tratar con conflictos de intereses.

• Proteger el medio ambiente.

• Fomentar que se informe sobre cualquier comportamiento ilegal o no ético.

Nuestra responsabilidad de garantizar el cumplimiento

Todos tenemos que estudiar y seguir el presente Código, y también cumplir con todas las leyes aplicables y con las políticas y directivas del Grupo Nexsys. El incumplimiento de lo arriba mencionado puede conllevar responsabilidad civil y penal y ocasionar la imposición de sanciones disciplinarias, entre otras, la finalización de la relación laboral.

Otorgamos a nuestros directivos una responsabilidad adicional. Deben, a través de sus acciones, demostrar la importancia de cumplir con las normas. Es muy importante dirigir con el ejemplo, al igual que lo es ponerse a la disposición de los empleados que tengan dudas Éticas o quieran informar sobre posibles transgresiones.

Los directivos tienen que garantizar que se cumple este Código empleando las medidas disciplinarias adecuadas. Deben actuar ante una conducta no Ética.

La posibilidad de exención del presente Código de Ética Empresarial podría concederse en determinados casos, pero exclusivamente en circunstancias extraordinarias. Las exenciones al presente Código solicitadas para empleados sólo podrán ser concedidas por un miembro del Equipo Ejecutivo de Liderazgo. Las exenciones al presente Código para nuestros directivos: presidente, vicepresidente, Gerente General o cualquier otro cargo superior con responsabilidad de información financiera se podrán conceder tan sólo a través de nuestra Junta Directiva.

Informar sobre transgresiones

Empleados

Animamos a los empleados a informar a su responsable, o de acuerdo con el proceso localmente establecido, sobre cualquier conducta que consideren, de buena fe, que constituye una infracción de las leyes o del Código de Ética Empresarial. Si el responsable directo está involucrado en la situación o no puede o no se ha preocupado lo suficiente por las sospechas, se aconseja a los empleados informar a un responsable de rango superior o seguir el procedimiento establecido a nivel local.

Proveedores, contratistas, clientes y otros

Las personas que no sean empleados, como los proveedores, los clientes, contratistas y otros socios relacionados con Nexsys, pueden informar de posibles transgresiones de las leyes o del Código de Ética Empresarial al responsable local de operaciones o seguir el procedimiento establecido a nivel local.

Reporte de violaciones

Si ninguno de los canales de información mencionados anteriormente está disponible o resulta adecuado, y si la transgresión que se alega:

• Se lleva a cabo por parte de la dirección del Grupo o la dirección local,
• Tiene que ver con corrupción, contabilidad o auditorías dudosas, o cualquier otra que afecte seriamente los intereses fundamentales de Nexsys o la salud y seguridad de las personas.

Se debe informar de la transgresión mediante el proceso de denuncia interna. Se pueden gestionar los informes en el proceso si ello es conforme a la legislación local aplicable a las personas involucradas.

Se espera que los directivos traten seriamente el asunto del que se informa y que trabajen para asegurar la resolución satisfactoria de acuerdo con la Ética y los valores de Nexsys además de con cualquier otra obligación reglamentaria o establecida por la legislación local. Nexsys no aceptará ningún tipo de discriminación o represalia contra el individuo que informe de la transgresión por haber informado de buena fe sobre presuntas infracciones.

Cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos

Nexsys deberá cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables a sus negocios según la legislación de cada país en el cual opera. Cuando llevamos a cabo el negocio de Nexsys, pueden aparecer un cierto número de cuestiones legales. Es responsabilidad de cada empleado buscar el consejo adecuado sobre los requisitos legales y otros aspectos legales pertinentes.

Negocios internacionales

Existen leyes y reglamentos específicos de aplicación a nuestra participación en negocios internacionales. Los empleados que participen en transacciones empresariales en el exterior deben conocer y cumplir todas las leyes y reglamentos internos del país extranjero que sean aplicables. Los empleados de Nexsys involucrados en negocios internacionales deben, por ejemplo, conocer los reglamentos de exportación e importación pertinentes, las normas anti-boicot, embargos comerciales y las sanciones vigentes.

Transparencia y Anticorrupción

Nexsys se dedica a promover un negocio sano y transparente enmarcado dentro de las leyes de cada país donde opera. Cualquier práctica que pueda ser cuestionada o asociada con corrupción, incluyendo pero no limitada al pago de sobornos, regalos o incentivos que puedan ser asociados con prácticas corruptas, están completamente prohibidos y vetados como prácticas de negocios.

La competencia justa es la base del desarrollo y la innovación en los negocios. Todos los empleados de Nexsys deberán competir en el mercado abierto tan enérgica y constructivamente como sea posible, pero cumpliendo en todo momento con la ley pertinente de cada uno de los países en los que Nexsys opera.

Reafirma Nexsys su compromiso de cero tolerancia con actividades ilícitas que propendan cualquier tipo de acción ilegal como sobornos gubernamentales y comerciales de cualquier grado o nivel o cualquier actividad que se considere corrupta en el marco de Transparencia y responsabilidad de la Compañía.

Así mismo establece buenas prácticas orientadas al aseguramiento y la transparencia en el ejercicio de sus actividades en la cadena de suministro internacional; con programas de capacitación trabajamos en contra de actividades ilícitas como el tráfico de estupefacientes, contrabando, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, terrorismo, financiación del terrorismo y tráfico de armas.

Ética en la Cadena de Suministro

A través de su Política de la Gestion de la Seguridad garantiza la transparencia de todas sus operaciones, la negociación honesta y la selección de fuentes de aprovisionamiento fiables y continuas.

No ofrecemos, prometemos ni brindamos nada a un proveedor a cambio de obtener una ventaja inapropiada para la empresa. Conservamos un trato amable y honesto con nuestros proveedores con el fin de mantener relaciones sólidas y duraderas y esperamos que obtengan ganancias razonables. Sometemos a todos los proveedores potenciales a una consideración imparcial y uniforme.

Elaboración de informes financieros y de contabilidad

Nexsys tiene el deber de seguir estrictamente los estándares y principios de contabilidad, de realizar informes financieros completos y precisos y de disponer de controles y procedimientos internos adecuados que aseguren que la elaboración de informes financieros y de contabilidad cumplen con la Ley. Los empleados de Nexsys deberán hacer todo lo posible para apoyar los esfuerzos de la Compañía a este respecto.

Los empleados que tienen el alcance al área financiera de NEXSYS guardarán discreción y confidencialidad en la información que se maneja, al igual que debe garantizar el archivo, almacenamiento y la protección de la documentación física y electrónica.

Teniendo en cuenta que el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), se han convertido en flagelos para la humanidad que afectan la economía y la sociedad, las organizaciones criminales buscan la utilización de empresas y negocios del sector financiero y real para lograr sus fines ilícitos. Por esta razón, las empresas deberían prevenir que la delincuencia organizada utilice a las empresas del sector financiero y real para darle apariencia de legalidad a los activos provenientes de actividades delictivas o para canalizar los recursos lícitos o ilícitos con destino a la realización de actividades terroristas.

Por lo anterior, NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. se identifica con la sociedad y con las autoridades judiciales y administrativas al reconocer la importancia de la lucha contra estas actividades, ya que afectan aspectos esenciales de la vida económica y social.

NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. ha diseñado e implementado un Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM) de acuerdo con los criterios y deberes normativos definidos en la Circular Externa 100-000016 de  2020 y la Circular Externa 100-000004 de 2021 minimizando con ello, la probabilidad de riesgo al que se puede exponer la compañía, en caso de ser utilizada a través de los productos y servicios ofrecidos para el LA/FT/FPADM, además es una herramienta para generar cultura y sensibilización en todos los empleados de la compañía.

NEXSYS DE COLOMBIA, la Asamblea de Accionistas, sus Representantes Legales y sus colaboradores estamos comprometidos con una operación segura y confiable, que prevenga las acciones de Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo, la Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y demás hechos que afecten la seguridad de nuestras operaciones y del Estado Colombiano.

COMPROMISOS

NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. ha establecido en su SAGRILAFT una cultura de cumplimiento, tomando como base el compromiso ético y profesional de sus Accionistas, Alta Dirección, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados con NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S., con el fin de que los productos y servicios de NEXSYS DE COLOMBIA S. A. S. no sean utilizados para dar apariencia de legalidad a los fondos que sean producto de actividades ilícitas o sirvan para canalizar recursos lícitos o ilícitos destinados a actividades terroristas. La calidad ética y la capacidad de nuestros empleados, en especial de aquellos que se desempeñan en cargos de mayor contacto con nuestros clientes, manejo y administración de recursos, dinero o bienes y el control de información, constituyen la herramienta más efectiva de NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. para prevenir y controlar el riesgo de LA/FT/FPADM en todas las jurisdicciones en las que opera.

ATENCIÓN DE DENUNCIAS EN CASOS DE LA/FT/FPADM

Cualquier empleado o tercero que sospeche de una actividad de lavado de activos, financiación al terrorismo o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva en NEXSYS DE COLOMBIA SAS, deberá notificar en forma inmediata a la empresa a través del correo electrónico (actividades.ilicitas@nexsysla.com) o comunicarse con el oficial de cumplimiento al teléfono (876 6700 ext. 1334)

Nexsys de Colombia, desarrolla su proceso de comercialización al por mayor de Software y Hardware, en coherencia con los requisitos aplicables; contando con un talento humano competente y comprometido que en armonía con la estructura de los procesos, la infraestructura física y tecnológica, hace posible la satisfacción de clientes, fabricantes y accionistas; en una dinámica permanente de mejoramiento continuo.

Todos los Productos comercializados por NEXSYS COLOMBIA, tienen garantía y respaldo de todos sus fabricantes, algunos tiene centro de servicio y los que no tienen Nexsys prestará el servicio de garantía, para poder acceder a ella, es necesario que el usuario revise en el empaque, los manuales, las especificaciones y manejo del producto antes de ponerlos en uso.

NEXSYS DE COLOMBIA prestará servicio técnico, únicamente por productos vendidos por Nexsys, asegúrese de tener el número de factura y/o número de serial del producto para su respectiva validación y asignación de código de asistencia técnica (RMA).

Como política general, Nexsys de Colombia revisa de manera permanente sus procesos de logística, procurando mantener un inventario físico de productos que responda de manera oportuna a las necesidades del mercado y a las proyecciones de demanda.

Es de la mayor importancia para nosotros, contar con el forecast de los negocios en curso por parte de nuestros socios de negocios. Para productos que no estén disponibles en el inventario de Nexsys de Colombia ni en tránsito hacia el país, el tiempo estimado de entrega será de 20 días, siempre y cuando la demanda agregada de múltiples países no exceda la capacidad de respuesta del fabricante.

En casos excepcionales, el fabricante puede presentar demoras en sus despachos más allá de los parámetros establecidos; cuando estas situaciones se presenten, nuestro Asesor Comercial es responsable de hacer un seguimiento detallado al proceso de entrega y de mantener debidamente informado al socio de negocios. Adicionalmente, es nuestro compromiso, la búsqueda y utilización de procedimientos alternos tales como: la entrega de productos en préstamo o en demostración y en situaciones críticas se podrán emitir cartas de certificación especificando que los productos están en trámite con el fabricante.

En materia de licenciamiento, los tiempos de entrega son por lo general inferiores a 15 días, situación que varía dependiendo del fabricante; la siguiente lista es un indicativo de los tiempos de entrega promedio de licencias de los principales fabricantes representados por Nexsys:

Autodesk 27 días Adobe Licencia 7 días Adobe Producto 30 días Computer Associates licencia 10 días Computer Associates Producto 25 días Corel Licencia 8 días Corel Producto 30 días Epson 30 días GTC Calcomp 25 días Hewlett Packard 25 días IBM Rational Licencia 45 días IBM Licencia 12 días IBM Producto 25 días Mcafee Licencia 10 días Mcafee Producto 30 días Metrologic 30 días Microsoft Licencia 3 días Microsoft Producto 26 días Novell Licencia 10 días Novell Producto 20 días Oracle Licencia 15 días Oracle Membresía 30 días Periféricos 30 días Soluciones Móviles 30 días Symantec Licencia 6 días Symantec Producto 35 días Zebra 30 días