COMERCIALES

Política de calidad

Nexsys del Ecuador SC, desarrolla su proceso de comercialización al por mayor de Software y Hardware, en coherencia con los requisitos aplicables; contando con un talento humano competente y comprometido que, en armonía con la estructura de los procesos, la infraestructura física y tecnológica, hace posible la satisfacción de clientes, fabricantes y accionistas; en una dinámica permanente de mejoramiento continuo.

Entrega y licenciamiento de productos

Como política general, Nexsys del Ecuador SC, revisa de manera permanente sus procesos de logística, procurando mantener un inventario físico de productos que responda de manera oportuna a las necesidades del mercado y a las proyecciones de demanda. Es de gran importancia para nosotros, contar con el forecast de los negocios en curso por parte de nuestros socios de negocios. Para productos que no estén disponibles en el inventario de Nexsys del Ecuador SC ni en tránsito hacia el país, el tiempo estimado de entrega será de 30- 45 días, tiempo que puede variar dependiendo del país de envío, siempre y cuando la demanda agregada de múltiples países no exceda la capacidad de respuesta del fabricante.

En casos excepcionales, el fabricante puede presentar demoras en sus despachos en el transporte internacional más allá de los parámetros establecidos, también puede existir inconsistencias en la nacionalización de la mercancía, distribución de entrega, entre otras situaciones que son fuera de nuestro control; cuando estas situaciones se presenten, nuestro Asesor Comercial (y/o gerente de producto) es responsable de hacer un seguimiento detallado al proceso de entrega y de mantener debidamente informado al socio de negocios. Adicionalmente, es nuestro compromiso, la búsqueda y utilización de procedimientos alternos tales como: la entrega d productos en préstamo o en demostración y en situaciones críticas se podrán emitir cartas de certificación especificando que los productos están en su respectivo proceso operativo para ser entregado en el menor tiempo posible. En materia de licenciamiento, los tiempos de entrega son por lo general inferiores a 8 días, situación que varía dependiendo del fabricante.

Entregas

Entregas parciales

Las entregas parciales se pueden presentar en cualquiera de sus órdenes de compra a Nexsys del Ecuador SC y de hecho constituyen un procedimiento de despacho por defecto. En caso de no desear entregas parciales, sugerimos especificarlo en la orden de compra correspondiente en los comentarios.

Devoluciones

Licencias

Como política comercial en el mercado, la devolución de licencias no está permitida. En casos excepcionales y con la debida justificación documentada, se tramitarán devoluciones ante el fabricante y las mismas estarán condicionadas a la aceptación final por parte de este. En ciertos casos, la aceptación de la devolución por el fabricante implica el pago de una sanción, la cual debe ser asumida por nuestro socio de negocios.

Productos

Se aceptan bajo las siguientes condiciones:

Toda devolución está sujeta al cobro del 10% del valor del producto. Este valor será facturado por Nexsys del Ecuador SC al socio de negocios.

El producto a ser devuelto debe estar en su empaque original con todos sus implementos, cajas, esponjas, accesorios (si lo tuvieren), adaptador de carga y el sobre que contiene los medios (CDs, DVDs, etc) deben estar debidamente sellados. Si algo faltara el equipo no será recibido.

Solo se aceptarán devoluciones de productos que se encuentren vigentes (versiones actuales), es decir comercializables.  No se aceptarán en devolución productos que hayan sido despachados bajo pedido especial. Una vez aprobada por escrito la devolución de la mercancía, por parte de la Gerencia de Logística, los productos deben ser remitidos a Nexsys del Ecuador SC, adjuntando copia de la factura de Nexsys del Ecuador SC, carta explicando la razón de la devolución y copia de la carta de autorización de la devolución.

Recomendaciones

Verifique si el sistema operativo instalado en su Computador si soporta el producto. Recuerde antes de adquirir sus productos verificar las especificaciones técnicas y que estas cumplan con sus necesidades, y de esta manera no solicitar garantía injustificada. Centro Autorizado de Servicios (CAS). Las garantías de los fabricantes que representamos deben ser tramitadas según las políticas de garantía de cada marca, las cuales cuentan con sus propios Centros de Servicio Autorizados.  Recuerde que cada marca maneja sus propios términos y tiempos de garantía Proceso de DOA (Dead on arrival) DOA (Dead on Arrival): Equipo que al momento de ser desembalado por primera vez presenta un problema técnico de hardware, que involucra el cambio de algún componente o el producto en su totalidad, cada marca tiene sus tiempos establecidos. Para iniciar el proceso debe enviar correo de solicitud a (su asesor comercial designado con copia a comunicaciones.ec@nexsysla.com con copia de la factura, número de serie y descripción de la falla, con esta información se escala el caso con la marca para su respectiva aprobación.

Facturación, términos y formas de pago

Por medio de la circular No. 001 / 2016 Nexsys del Ecuador SC le informa la actualización del proceso de facturación en la compañía a partir de esta fecha la facturación es electrónica.

Por favor descargue la circular aquí e infórmese oportunamente.

Siendo que los productos que comercializa Nexsys del Ecuador SC son importados, la facturación se realiza en dólares americanos, moneda local del país. De manera general, el pago de nuestras facturas debe hacerse dentro de los términos establecidos en las mismas. En situaciones puntuales, se puede establecer la exigencia de pago de anticipos. Para las facturas no pagadas dentro de los plazos establecidos, se causarán intereses de mora a la tasa máxima permitida por la ley, los cuales ser facturados con fundamento en la fecha de pago de la factura correspondiente y los mismos deberán ser pagados contra el recibo de la factura de cobro. En casos especiales y por solicitud expresa y fundamentada del socio de negocios, Nexsys del Ecuador SC está en la posibilidad de autorizar plazos de pago extendidos. Para el propósito, la Gerencia de Cartera de Nexsys discutirá y acordará los términos y condiciones particulares tales como: tasa de interés, garantías, etc. Las siguientes son formas de pago aceptadas por Nexsys del Ecuador SC:

* Cheque a favor de Nexsys del Ecuador SC.

* Consignación en alguna de las siguientes cuentas bancarias a nombre de Nexsys del Ecuador SC: Pichincha # 3041491604 (Corriente) Produbanco # 02000022892(Corriente); Banco de Guayaquil # 41245018 (corriente); Banco Pacifico #0728639-2 (corriente)

* Se aceptan únicamente pagos en efectivo inferiores a $500 dólares, dichos pagos solo pueden ser realizados en las oficinas de Nexsys del Ecuador.

* Se recibirá pagos con tarjetas de crédito.

Para el caso de Guayaquil, el siguiente es el personal autorizado para recibir Cheques: * Persona administrativa encargada * Para la ciudad de Quito * Asistentes de Crédito y Cartera, no necesitan previa autorización escrita por parte de la Gerencia de Logística*. En caso de recibirse estos documentos en recepción de ambas ciudades se debe solicitar de forma inmediata la notificación al área de Crédito y Cartera. En ningún caso, se deben enviar en sobres pegados en cajas o entregar cheques a personas distintas de las enunciadas anteriormente, en cuyo caso Nexsys no se hará responsable.

Órdenes en línea

Trabajamos día a día para optimizar el proceso de colocación de Órdenes de Pedido por parte de nuestros socios de negocios, el mejor ejemplo de ello es nuestro sistema de órdenes en línea a través de nuestra Tienda Online https://www.nexsysla.com.

A través de este sistema, usted podrá colocar sus órdenes de pedido de cualquier producto o servicio de hardware o software comercializada por Nexsys. Las credenciales de acceso a la Tienda Online para su empresa le serán suministradas en comunicación separada. Si aún no lo tiene solicítelo a su Asesor Asignado o por email a: soporte.web@nexsysla.com o a través de nuestro Chat en la opción Soporte Plataforma.

INTRODUCCIÓN:

En el sitio web, www.nexsysla.com. (el Sitio o Nexsys Latinoamérica) los productos comercializados, los servicios publicitados por terceros, las páginas a las que se pueda acceder a través del mismo, su uso y/o la descarga de información contenida en él, se encuentran condicionado(a)s a la aceptación completa de los términos y condiciones que se expresan a continuación.

Quien no aceptare los presentes términos y condiciones, deberá abstenerse de acceder a este sitio, ya sea directa o indirectamente, y de utilizar cualquier información o servicio provisto por el mismo.

La creación de una cuenta en el sitio web, es obligatoria para la adquisición de productos. Disponibilidad y precios pueden ser modificados sin previo aviso. Una orden generada desde nuestra tienda puede ser cancelada dependiendo de las políticas comerciales, disponibilidad y/o cambios en los precios.

La información de la cuenta, es necesaria para el acceso al sistema, generación de los pedidos, verificación compras anteriores, modificación de preferencias, atención de servicio al cliente y para asegurar el uso autorizado de los productos / servicios.

Consulte la Política de Tratamiento de la Información y de Privacidad

Consulte el AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL

Glosario:

SOCIO: Es el tercero que publicita sus servicios a través de la página web de la Empresa y entrega un mandato a la Empresa para el recaudo de los ingresos.

USUARIO: Es la persona natural o jurídica que accede al sitio voluntariamente para disfrutar de las ofertas promocionadas en él.

Nexsys Latinoamérica: Es una Compañía que puede actuar de dos maneras:

• Como Publicitador y Recaudador de terceros: En estos casos actúa como un catálogo permitiendo que terceros publiciten en su página web y a su vez recauda los pagos que usuarios hacen a los terceros en virtud de un mandato dado por éstos a Nexsys Latinoamérica.

• Proveedor de bienes en ciertos casos de comercialización de productos a través de la página.

Privacidad y confidencialidad

El Usuario declara conocer y aceptar la política de confidencialidad y se obliga a guardar absoluta reserva sobre los datos aquí proporcionados.

Toda la información personal proporcionada por el Usuario, incluidos los datos de despacho, en los casos en que es procedente, es de responsabilidad exclusiva de quien la aporta.

La información ingresada por el Usuario, será utilizada por Nexsys Latinoamérica para registrarlo en los programas y servicios que prestan terceros, crear cuentas personales, procesar y darle seguimiento a los pedidos, contestar correos electrónicos y proporcionar información con respecto a su cuenta y respecto de los bienes y servicios contratados con Nexsys Latinoamérica y terceros.

Nexsys Latinoamérica se reserva el derecho de usar esta información para enviar correos electrónicos con información relativa a su cuenta o de los bienes y servicios contratados, como también para enviar información sobre promociones, productos o servicios. El Usuario siempre podrá solicitar el cese de envío de los correos electrónicos.

Nexsys Latinoamérica no venderá, arrendará o intercambiará con terceros la información personal proporcionada por el Usuario.

Propiedad Intelectual e Industrial:

El contenido, organización, gráficas, diseño, compilación y otros aspectos del Sitio se encuentran protegidos por leyes de Propiedad Intelectual. Su copia, redistribución, uso o publicación, total o parcial, está prohibida por la ley.

La publicación o transmisión de información o documentos en el Sitio, no constituye una renuncia de cualquier derecho relacionado con tales documentos o información.

Nexsys Latinoamérica hace expresa reserva del ejercicio de todas las acciones, tanto civiles como penales, destinadas al resguardo de sus legítimos derechos de propiedad intelectual e industrial.

Acceso al Sitio:

El acceso al Sitio y a sus ofertas está restringido a los Usuarios de Nexsys Latinoamérica, previa suscripción de los mismos al sitio web.

Es obligación y responsabilidad del Usuario custodiar sus datos y claves de acceso, puesto que son para uso exclusivo del titular de las mismas.

Obligaciones sobre la veracidad de la información:

Toda la información que proporcione el Usuario a Nexsys Latinoamérica, deberá ser veraz y comprobable. Para estos efectos, el Usuario garantiza la autenticidad de todos los datos proporcionados y las actualizaciones de los mismos, siendo responsable de todos los daños que se deriven de cualquier inexactitud en los mismos.

Vínculos:

El Sitio puede contener hipervínculos o Links a otros sitios web, que no sean controlados, editados, ni tengan relación alguna con Nexsys Latinoamérica, no siendo la Empresa en consecuencia responsable del contenido ni de la exactitud de la información contenida en ellos.

La función de los links que se encuentran en el Sitio es meramente informativa, es proporcionada por terceros, y se limita sólo a dar a conocer al Usuario otras fuentes de información relacionadas a las materias propias del sitio. Nexsys Latinoamérica no tiene responsabilidad alguna respecto de las páginas web que cuenten con links al Sitio. El establecimiento de estos vínculos no implica en forma alguna la existencia de algún tipo de relación entre Nexsys Latinoamérica y el titular de la página web en la que se establezcan los mismos.

Prohibiciones:

Sin perjuicio de lo ya expresado, se prohíbe a los Usuarios usar el Sitio para cargar, hacer avisos, transmitir y/o distribuir cualquier ítem, incluyendo sin limitación alguna virus computacionales, caballos troyanos, gusanos, mecanismos de apagado automático o cualquier otro sistema, programa o archivo disruptivo; interferir con la seguridad de este sitio; infringir patentes comerciales, marcas registradas, secretos comerciales e industriales, derechos de publicidad o cualquier otros derechos propietarios de cualquier persona natural o jurídica, colectividades, etc.; impedir o interrumpir el uso del sitio por parte de terceros; usar programas automáticos, mecanismos o procesos manuales para monitorear, copiar, resumir, o extraer información de cualquier otra forma desde este sitio; usar las cuentas y claves de terceros Usuarios, o cualquier otra información sin el consentimiento previo y por escrito de su titular; crear cuentas o utilizar el sitio proporcionando datos falsos; transmitir desde este sitio SPAM, cadenas, correo basura o cualquier otro tipo de correo masivo no solicitado; cargar, distribuir o diseminar desde el sitio material o información de carácter amenazante, de acoso, difamatorio, obsceno, pornográfico, fraudulento, engañador, o que de cualquier otra forma pudiere ser atentatorio contra la Ley, las buenas costumbres, el orden público, que viole los derechos de cualquier otra parte, o que contenga solicitudes de recaudación de fondos, entre otras.

Fallas de Sistema:

El sistema puede eventualmente no estar disponible debido a dificultades técnicas, fallas de Internet, o por cualquier otra circunstancia ajena a Nexsys Latinoamérica; en tales casos se procurará restablecerlo con la mayor celeridad posible, sin que por ello pueda imputársele algún tipo de responsabilidad a la Empresa.

Responsabilidad:

Nexsys Latinoamérica no se hace responsable por la pérdida o daño que eventualmente puedan sufrir los archivos que le son enviados por los Usuarios para la prestación de sus servicios, ya sea que estos ocurran por problemas técnicos, hechos suyos o de sus dependientes. En virtud de lo anterior, es el Usuario quien tiene la responsabilidad de respaldar la información que envía a Nexsys Latinoamérica.

Productos:

• Los productos promocionados a través del Sitio pueden ser vendidos por Nexsys Latinoamérica

• La propiedad de los productos será transferida al usuario una vez que se verifique la entrega del mismo en la dirección de despacho señalada al  momento de realizar la compra.

• Los cambios, devoluciones o el ejercicio de la garantía, se sujetarán a la normativa legal vigente en aquellos casos en que la venta se realice de manera directa por parte de Nexsys Latinoamérica, en caso contrario, los cambios, devoluciones o garantías se ejercerán con el proveedor de los bienes.

• Tratándose de productos vendidos con despacho, para cambios y/o devoluciones si corresponde, o el uso de la garantía, los compradores deberán hacer llegar los productos a las oficinas de Nexsys Latinoamérica, ubicadas en la ciudad de Bogotá, salvo que se indique algo distinto en la respectiva publicación.

• Se excluye para la venta de bienes el ejercicio del derecho de retracto contemplado en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

• El despacho de los productos por parte de Nexsys Latinoamérica, procede solamente cuando así se especifica en la publicación de los mismos. El plazo de despacho se especifica en cada caso. Los plazos de días hábiles excluyen los días sábados, domingos y festivos.

• Nexsys Latinoamérica podrá entregar la información de despacho otorgada por el Usuario a terceros con el objeto de llevar a cabo la distribución de los productos.

Jurisdicción y Ley Aplicable:

Este acuerdo estará regido por las leyes de la República de Colombia.

Cualquier controversia derivada del presente acuerdo, su existencia, validez, interpretación, alcance o cumplimiento, será sometida a las leyes aplicables y a los Tribunales competentes para su conocimiento

Nexsys Latinoamérica Nit: 800.035.776-1 Dirección: Autopista Medellín Km 2 Parque Empresarial Tecnológico Calle 80 Vía Siberia Tel: +57 (1) 8766700

Crear un entorno de transparencia en el desarrollo de nuestros negocios es una de las prioridades más importantes. Nuestro Código de Ética Empresarial constituye nuestra promesa de funcionar con franqueza y sinceridad en lo que respecta a nuestros acuerdos y comunicaciones al mercado.

Nexsys se dedica a promover un negocio sano y transparente enmarcado dentro de las leyes de cada país donde opera. Cualquier práctica que pueda ser cuestionada o asociada con corrupción, incluyendo, pero no limitada al pago de sobornos, regalos o incentivos que puedan ser asociados con prácticas corruptas, están completamente prohibidos y vetados como prácticas de negocios.

La competencia justa es la base del desarrollo y la innovación en los negocios. Todos los empleados de Nexsys deberán competir en el mercado abierto tan enérgica y constructivamente como sea posible, pero cumpliendo en todo momento con la ley pertinente de cada uno de los países en los que Nexsys opera.

Nexsys reafirma su compromiso de cero tolerancia con actividades ilícitas que propendan cualquier tipo de acción ilegal como sobornos gubernamentales y comerciales de cualquier grado o nivel o cualquier actividad que se considere corrupta en el marco de Transparencia y responsabilidad de la compañía.

No ofrecemos, prometemos ni brindamos nada a un tercero a cambio de obtener una ventaja inapropiada para la empresa. Conservamos un trato amable y honesto con el fin de mantener relaciones sólidas y duraderas.

Cuando Nexsys realiza negocios con el Sector Público estas operaciones se basan en una competencia justa y abierta, cumpliendo con todas las leyes y normativas relacionadas con adquisiciones, ofertas y licitaciones públicas. Nexsys tiene prohibido la manipulación de licitaciones, colusión con otros oferentes, manipulación de precios u otras formas de pactos contra terceros.

Está prohibido solicitar, aceptar o pedir cualquier tipo de regalo, obsequios, cortesías, efectivo o sus equivalentes. El objetivo es eliminar cualquier tipo de influencia en nuestra capacidad de toma de decisiones objetivas. Nexsys tiene prohibido buscar o estructurar una negociación con base a un regalo, servicio o cortesía de un cliente, proveedor, contratista u otro tercero.

Para NEXSYS es muy importante cumplir con las leyes internacionales de protección de datos establecidas para proteger la información personal de terceros. El trato correcto y legal que damos a la información personal inspira confianza en la organización y ayuda a tener operaciones empresariales exitosas.

Como Canal de comunicación relacionado a conductas de ética, hemos habilitado el correo electrónico Compliance.latam@nexsysla.com, donde sugerimos sea utilizado de un modo responsable.

Teniendo en cuenta que el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), se han convertido en flagelos para la humanidad que afectan la economía y la sociedad, las organizaciones criminales buscan la utilización de empresas y negocios del sector financiero y real para lograr sus fines ilícitos. Por esta razón, las empresas deberían prevenir que la delincuencia organizada utilice a las empresas del sector financiero y real para darle apariencia de legalidad a los activos provenientes de actividades delictivas o para canalizar los recursos lícitos o ilícitos con destino a la realización de actividades terroristas.

Por lo anterior, NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. se identifica con la sociedad y con las autoridades judiciales y administrativas al reconocer la importancia de la lucha contra estas actividades, ya que afectan aspectos esenciales de la vida económica y social.

NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. ha diseñado e implementado un Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM) de acuerdo con los criterios y deberes normativos definidos en la Circular Externa 100-000016 de  2020 y la Circular Externa 100-000004 de 2021 minimizando con ello, la probabilidad de riesgo al que se puede exponer la compañía, en caso de ser utilizada a través de los productos y servicios ofrecidos para el LA/FT/FPADM, además es una herramienta para generar cultura y sensibilización en todos los empleados de la compañía.

NEXSYS DE COLOMBIA, la Asamblea de Accionistas, sus Representantes Legales y sus colaboradores estamos comprometidos con una operación segura y confiable, que prevenga las acciones de Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo, la Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y demás hechos que afecten la seguridad de nuestras operaciones y del Estado Colombiano.

COMPROMISOS

NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. ha establecido en su SAGRILAFT una cultura de cumplimiento, tomando como base el compromiso ético y profesional de sus Accionistas, Alta Dirección, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados con NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S., con el fin de que los productos y servicios de NEXSYS DE COLOMBIA S. A. S. no sean utilizados para dar apariencia de legalidad a los fondos que sean producto de actividades ilícitas o sirvan para canalizar recursos lícitos o ilícitos destinados a actividades terroristas. La calidad ética y la capacidad de nuestros empleados, en especial de aquellos que se desempeñan en cargos de mayor contacto con nuestros clientes, manejo y administración de recursos, dinero o bienes y el control de información, constituyen la herramienta más efectiva de NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. para prevenir y controlar el riesgo de LA/FT/FPADM en todas las jurisdicciones en las que opera.

ATENCIÓN DE DENUNCIAS EN CASOS DE LA/FT/FPADM

Cualquier empleado o tercero que sospeche de una actividad de lavado de activos, financiación al terrorismo o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva en NEXSYS DE COLOMBIA SAS, deberá notificar en forma inmediata a la empresa a través del correo electrónico (actividades.ilicitas@nexsysla.com) o comunicarse con el oficial de cumplimiento al teléfono (876 6700 ext. 1334)